Poderes notariales, certificados digitales, autorizaciones de transporte o licencias... si caducan, el negocio se para. Este sistema rastrea las fechas de validez de los documentos clave de cada cliente y genera alertas tanto para el gestor como para el cliente con meses de antelación, permitiendo iniciar la renovación de forma relajada y segura.
Cómo funciona
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Indexación de fechas
Extraemos las fechas de validez de los documentos al archivarlos en la nube.
Lo que cambia con Immoralia
Preguntas frecuentes
El sistema mantiene un inventario centralizado de todos los documentos con fecha de expiración de cada cliente (certificados digitales, poderes notariales, licencias, seguros). Cuando se aproxima la caducidad, genera alertas automáticas escalonadas al gestor y al cliente con la antelación necesaria para iniciar la renovación. El gestor recibe también una tarea de seguimiento para completar el proceso.
El sistema puede catalogar cualquier documento con fecha de expiración: certificados digitales de la FNMT, poderes notariales de representación ante la AEAT, DNI de administradores, licencias de actividad municipal, seguros obligatorios (responsabilidad civil, accidentes), autorizaciones de representación laboral y cualquier otro documento que la gestoría identifique como crítico para sus operaciones.
Un certificado digital caducado puede impedir presentar una declaración fiscal a tiempo, generando recargos al cliente. Un poder notarial vencido puede invalidar gestiones ya realizadas o impedir actuar ante un organismo público en un momento crítico. La gestoría que controla de forma proactiva estas fechas protege a sus clientes y evita situaciones de urgencia que generan estrés y coste innecesario.
La antelación se configura por tipo de documento según el tiempo necesario para su renovación. Un certificado digital puede renovarse en días, por lo que con 30 días de antelación es suficiente. Un poder notarial requiere cita notarial y puede tardar semanas, por lo que se avisa con 2-3 meses de antelación. La gestoría define estos parámetros durante la implementación.