Captura de gastos con foto sin tecleo manual

El empleado fotografía el ticket o factura con el móvil y la envía al sistema a través de WhatsApp o de la aplicación configurada. El sistema procesa la imagen automáticamente, extrae el importe, la fecha y el nombre del comercio mediante OCR, y aplica las reglas de categorización configuradas para asignar el gasto a la partida correcta. En menos de un minuto el gasto queda registrado y disponible en los reportes financieros del mes, sin que nadie haya tecleado ningún dato.

El empleado puede revisar y corregir la categorización desde la misma aplicación antes de confirmar el registro, o el responsable financiero puede hacerlo desde el panel de gestión en cualquier momento. Las correcciones manuales alimentan las reglas de categorización automática, de modo que el sistema mejora su precisión con el uso y comete cada vez menos errores en los tipos de gasto habituales de esa academia.

Sí. El proceso funciona igualmente con facturas en PDF o fotografías de facturas de papel de cualquier importe. La diferencia respecto a los tickets de caja pequeña es que las facturas de proveedores suelen requerir más datos —número de factura, datos del proveedor, base imponible, IVA desglosado— y el sistema los extrae todos automáticamente si están presentes en el documento, para que el registro contable sea completo desde el primer momento.

Sí. El sistema puede generar exportaciones periódicas en los formatos habituales de contabilidad o conectarse directamente con el software contable que use la asesoría. El gestor recibe los gastos ya categorizados, con los justificantes adjuntos y listos para contabilizar, sin necesidad de que la academia escanee y organice documentos al final del mes. Esto reduce significativamente el tiempo dedicado al cierre contable mensual.