IskayPet, cadena de tiendas y clinicas veterinarias con mas de 330 puntos en Espana, Portugal y Francia, tenia su manual de operaciones repartido en cientos de documentos de SharePoint, en cuatro idiomas. Encontrar un protocolo veterinario o una politica de devoluciones podia tardar entre 3 y 5 minutos, y la respuesta no siempre estaba actualizada.
Para Carla, este es el proceso que consume horas sin aportar criterio: un empleado abre una carpeta, busca entre versiones distintas del mismo documento y, si tiene suerte, encuentra la vigente. Con cada tienda, pais o documento nuevo, el problema solo crecia.
IskayPet monto varios asistentes con Amazon Bedrock Managed Knowledge Bases, cada uno conectado a carpetas concretas de SharePoint sin migrar nada: el servicio indexa directamente lo que ya existe, incluido el contenido de imagenes dentro de PDF y PowerPoint. El acceso respeta los permisos que ya tenia cada documento en SharePoint, asi que un empleado solo ve lo que ya podia ver antes.
El resultado, en los dos primeros meses: encontrar una respuesta operativa bajo de 3-5 minutos a unos 7 segundos, y el tiempo total dedicado a buscar procedimientos cayo cerca de un 95%. Son cifras de un periodo corto y sin metodologia publicada, asi que conviene tomarlas como indicio, no como garantia.
Que hacer ahora: antes de replicarlo, audita donde vive hoy tu conocimiento operativo disperso (intranet, SharePoint, Drive, carpetas compartidas) y si los permisos de acceso actuales son lo bastante claros como para heredarlos en un asistente. Sin eso, cualquier capa de IA hereda el mismo caos documental de origen.